オンライン時代で勝ち抜く！プレゼンの成功術とは

コロナによって、リモート環境下での営業や打ち合わせが当たり前となった昨今。相手の表情や反応が読み取りづらい中、いかに製品やサービスの魅力、熱意を伝えられるかが、オンライン時代にビジネスを成功させるカギになると言っても過言ではありません。
オンライン画面に表示されることを想定した資料作りや話し方について、オンラインでのプレゼンテーション手法についてお伝えしていきたいと思います。

対面にはないオンラインの落とし穴

リモートワークの普及に伴い、オンライン会議やウェビナーでプレゼンを行う機会が増えた人も多いと思います。「対面でもオンラインでも、話す内容は同じなのだから大した違いはない」と考えている方もいらっしゃることでしょう。しかし、オンラインプレゼンには、対面のときにはなかった「落とし穴」が存在しています。
それは対面に比べ、聞き手の集中力が持続しにくいということ。聞き手や自宅やオフィスから参加しているため、基本的に画面に映っている範囲外での行動が自由で、簡単に注意を削がれ兼ねない環境だと言えます。スマートフォンを見たり、他の作業を進めたりすることも可能なのです。
またオンラインでは、プレゼンターが一人で話続け、聞き手はただ視聴するだけという一方通行な構図に陥りがちです。対面では、プレゼンターが目の前にいる聞き手を意識しながら身振り手振りで、時には呼びかけながら進行し、聞き手に耳を傾けてもらえるよう仕向けることができます。
しかし、オンラインだとプレゼンターは聞き手の表情を確認しづらく、聞き手もプレゼンターの挙動を追いにくいこともあり、意識しないと双方向性が著しく低下してしまうという特徴があります。加えて、環境によっては「画面が見づらい」「音が聞き取りづらい」「通信が途切れる」など、聞き手が受け取る体験としてのクオリティが下がってしまうという事態が往々にして見受けられ、聞き手の集中力は削がれるのも無理がない状況となってしまいます。
以上のことから、オンラインプレゼンではその特性を意識し、対面以上に「どうしたら聞き手を飽きさせずに進行できるか」という点を考慮して準備を進める必要があると言えるのです。

聞き手が食いつく資料作成の５つのポイント

①内容はシンプルに
画面の向こう側にいる聞き手は、注意散漫になりやすい状態にあるため、長々として話は飽きられてしまいます。加えて、対面と違い聞き手の手元に資料がなく、自身のペースで読むことができません。具体例やデータや別途資料として送付するなど、プレゼンの内容はシンプルであることが望ましいです。プレゼンで一番伝えたいことを明確にして、それ以外の内容は極力省くようにしましょう。

②１スライド１メッセージ
「１スライド１メッセージ」はオンラインだけでなく、対面のプレゼンでも基本的なテクニックとして挙げられます。メッセージを詰め込み過ぎて文字やイラストだらけのスライドは、要点がわかりにくくて読む気になれません。これがノートパソコンやスマートフォンの画面上ではなおさらでしょう。
画面に情報が並びすぎると、聞き手の処理能力が追い付かず、内容を理解してもらえないこともあるかもしれません。

③目次と章扉を挿入
プレゼンの冒頭に目次を入れることで、全体像を示すことは大変有効です。聞き手が頭の中で項目を整理しながら話を聞けるように、全体の構成をまず示してあげてください。
また章扉とは、章やテーマが変わるときにつけるスライドのことです。聞き手の立場になったときに、プレゼンがいつ終わるのかわからず辛い経験をしたことがある人も少ないないでしょう。そのような状況を避けるため、章扉スライドを挟み、聞き手に現在地を知らせることも大切です。目次と同様に、聞き手の理解を助けることにも繋がります。

④見えやすいフォンを選びを！
スライドの文字数はできるだけ少なくし、フォントの大きさは最小20ポイント以上で作成しましょう。聞き手がもしスマートフォンで参加する場合、画質の問題もあり、20ポイント未満の文字は読みにくくなってしまうからです。またフォントは小さくても視認性の高いゴシック書体が良いでしょう。

⑤情報を効果的に見える化
文章だけのスライドではわかりにくいので、数字を用いるときなどはグラフや図表を活用し、メッセージが伝わりやすいよう工夫することも大切です。また画面に変化をつけるために、パワーポイントに簡単なアニメーションなどを設定し、スライドに動きを付与することも効果的です。「フェード」や「アピール」など、シンプルな効果を加えるだけでも聞き手を飽きさせない工夫となります。ただしやりすぎは逆効果！鬱陶しく感じることもありますので、ほどほどを意識しておきましょう。

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内容が確定し、資料が作成できたら次は配信環境を整えることも重要です。

オンライン環境は一手間で大幅にレベルアップ？

オンラインプレゼンで話している間、プレゼンターの顔は常に聞き手に見られており、声は常に聴かれている状態になります。カメラやマイクの性能は、聞き手が受け取るイメージに大きく影響すると考えてください。カメラやマイクは、パソコンに内蔵されているものでも問題はありませんが、市販のカメラやマイクを用意すると、より高品質な映像や音声を提供できます。カメラは一眼レフを使用できれば、各段にクオリティが向上しますがお値段が高いのがネックですね。廉価なWEBカメラでも、画角の自由が利くため、慣れた印象を与えることができます。
またオンラインで意外時になるのが、キーボードのタップ音。マイクを用意し、キーボードから距離をとることで、耳障りなタップ音を軽減することに繋がります。
可能であれば照明はリングライトを設置することがベストでしょうか。一灯あるだけで、顔の映りが各段に華やかになりますよ。
また通信環境が悪いと、音声や映像の乱れなどでプレゼンの質が低下しかねません。Wi-Fiを使うケースが多いと思いますが、可能であればインターネットに有線接続すれば尚良いでしょう。高速かつ安定したネット環境を用意することで、通信不具合による大きなストレスを軽減することができます。
さらに、オンラインプレゼンで画面を表示する場合、プレゼンに関係のないメールやチャットなどの通信を切っておくことも大切です。通知音がなるだけならばまだしも、内容が一部見えるタイプの通知が画面共有中にデスクトップに表示されると、聞き手に見られる問題もありますし、最悪のバイアは社外秘の重要な情報などが見えてしまう恐れもあります。

プレゼンの質を高める話し方のコツ

準備が完了したら、いよいよプレゼン本番です。まず、話すときにはカメラ目線を意識しましょう。
気を付けなければ、プレゼンターの視線は手元の資料や、画面の隅に表示されている聞き手の顔を向きがちになってしまいます。
もしカメラを見て話すことが不得手な場合、相手や自分の表示されたワイプをカメラの真下に設定し、ワイプに向かって話す方法も良いでしょう。聞き手からはほぼカメラを見ているように映りますし、自分は人に向かって話している気持ちになるので、目線が動きづらくなるのです。
またカメラは目線の高さに合うように、下に台を置くなど調整してみてください。少し見上げるような角度がベストでしょう。
話し方ですが、オンラインプレゼンでは対面以上に、聞き手の視線を意識した話し方が重要と考えてください。例えばスライドを切り替えたとき、聞き手が説明の該当箇所を見つけられずスライド内を探し回ってしまうようでは、話に集中してもらうことができません。スライドを切り替えるごとに、重要な項目である対等ろキーメッセージは「一字一句違わず」読み上げることが重要です。聞こえてくる内容と目で追っているスライドの項目が一致することで、聞き手は安心感を覚え、スムーズにプレゼンを聞くことができます。
同様に、スライド内で強調しているポイントも、口頭でも必ず説明しましょう。「スライドで強調しているのだから、わざわざ話す必要がないのでは？」と考える人もいるかもしれませんが、画面を見つめる聞き手にとって、プレゼン画面は平面的に感じられるものなので、プレゼンターが意図するように重要性が伝わらないこともあるのです。また質問を交える「双方向」な展開も意識したい点です。冒頭で述べたように、オンラインプレゼンでは一方的に話しかける傾向が強いため、聞き手は集中力を欠きやすいのです。
前述した「章扉」のタイミングで、「ここまでは理解していただけましたか？」「何かご質問はありますか？」などの問いかけをし、常にこちらに意識を集中してもらえるようにします。

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最後に、聞き手が話に集中しやすくなるワンポイントアドバイスです。
プレゼン終了後に資料をお送りしますと知らせるようにしましょう。資料をもらえるか、もらえないかによって、聞き手のメモの量が変わってくるからです。資料がもらえないのであれば、メモの量が増えます。メモが増えると、プレゼンターの話に集中してくれません。あらかじめ、プレゼン終了後に資料を渡す旨を伝えることで、聞き手はメモが減り、プレゼンに集中することができます。
対面に比べ、オンラインプレゼンはいわば聞き手全員が最前列に座っているようなものです。オンラインプレゼン経験が少なければ、不安を覚えることもあるでしょう。しかし、オンラインならではの特性を理解し、資料作り、機材や環境のセッティング、話し方の準備を入念に行うことで、リラックスした状態でプレゼンに臨むことができるはずです。

ご紹介したポイントを参考に、より質の高いオンラインプレゼンに繋げていただければと思います。

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